第一章 总则

第一条 为规范部门采购行为和预算支出，提高采购效率和资金使用效益，确保采购项目质量，促进廉政建设，根据《上海电机学院采购与招标管理办法》（修订）【沪电机院招投标﹝2023﹞2号】，结合本部门实际，制定本规定。

第二条 凡使用纳入部门预算管理并在部门采购权限范围内的财政性资金开展的采购活动，均适用于本规定。

本规定所称采购，是指以合同方式有偿取得货物和服务的行为，包括但不限于购买、租赁、委托、雇佣等。

本规定所称货物，是指各种形态和种类的物品。包括但不限于技防设施、设备、耗材等；消防设施、设备、耗材等；校园安全类设施、设备、材料、宣传品、图书等；办公用品；其它货物等。

本规定所称服务，是指除货物和工程以外的其他采购对象。包括但不限于技防和消防设施、设备维护保养；校园安全类设施、设备维护保养；软件授权使用、软件开发等。

第三条 部门采购工作遵循公开透明、公平竞争、公正和诚实信用原则。实行统一管理、分类采购。

第四条 部门采购工作实行论证、报批制。各科室应加强采购计划和需求管理，科学、准确地编制本科室的采购计划和采购需求；采购计划和采购需求编制完成后，报部门批准；部门批准的采购计划和采购需求，由部门组织论证实施，并报校招投标办公室备案。

第五条  严格执行回避制度。在采购活动中，与供应商有直接利害关系的相关人员，依法实行回避。

第二章 组织机构与职责

第六条 部门设立采购工作领导小组，对部门相关采购工作进行统一领导，并对采购的有关重大问题进行决策。采购领导小组组长由部门负责人担任，部门副处长任副组长，综合治安科、技防消防管理科及相关科室负责人为小组成员。

第七条 采购领导小组职责

（一）全面领导部门采购工作，审议部门有关采购工作的规章制度和管理规定。

（二）审批本部门年度采购计划和预算；

（三）审批采购项目预算调整及预算追加事项；

（四）组织采购项目论证及比价；

（五）确定采购供应商名单；

（六）对未通过验收的采购项目作出处理决定；

（七）审批采购其他有关事项。

第八条 采购科室职责

（一）编制本科室年度采购计划和预算；

（二）负责本科室采购项目的采购和实施工作。包括采购申请报批、编制项目采购需求、参加项目比价和论证、根据部门采购领导小组评审结果确定供应商、签订采购合同及参与项目实施、验收、项目报销、履约保证金退付、项目资料保存等相关事宜；

（三）答复本科室采购项目的询问、质疑和处理投诉适宜；

（四）办理本科室采购项目的其他事项。

第三章 采购方式

第九条 部门采购方式主要是询价、比价、应急采购和政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。询价、比价作为部门采购的主要采购方式。

第十条 对于紧急维护项目，各科室可视情况先紧急维护处理，并及时补办相关手续。

第十一条 部门采购权限范围内的各类采购组织形式严格按照限额标准执行。

第四章 采购主要程序

第十二条 部门采购主要程序有立项报批、项目方案论证、采购申请、采购实施、后期管理等阶段。

第十三条 立项报批：采购需求科室根据工作需求，向部门采购领导小组提出申请，落实经费或在下一年度部门预算内编制。

第十四条 项目方案论证：完成项目报批并落实经费后，采购需求科室编制项目初步方案。

初步方案：货物类要包含采购计划清单、技术规格要求、配套水电、验收标准等；服务类要包含采购具体内容、服务标准及要求、验收标准等。

第十五条 项目方案完成后由采购需求科室提出采购申请，经部门采购领导小组审批，完成审批后正式进入采购流程。

第十六条 部门采购领导小组根据相关法律法规和学校采购与招投标管理办法，确定采购组织形式和具体采购方式，指定专人负责项目采购，采购需求科室须指定项目负责人配合参与。

第五章 合同签订与文件归档

第十七条 凡属于部门采购权限范围内的询价、比价项目必须签订书面合同，以明确权利和义务，所涉及的相关单位均应依照约定履行合同。采购金额为1万元以下的由需求科室询价后以部门书面《任务书》形式实施；采购金额为1万元（含）—3万元的由需求科室询价后签订书面协议或合同；采购金额为3万元（含）—10万元的由需求科室比价完成后，填写保卫处采购项目论证报告表，签订书面合同。

第十八条 自比价完成后确定供应商之日起三十日内，由采购需求科室与供应商洽谈并签订合同。合同签订执行《上海电机学院合同管理办法》。合同要求至少一式四份，部门、科室、财务报销和供应商各执一份。

第十九条 供应商未在规定时间内按照要求签订合同或供应商自动放弃的，各科室可按照部门采购领导小组比价提出的供应商候选人名单排序依次确定供应商，必要时由部门采购领导小组审议，也可以重新比价。

第二十条 部门采购领导小组和需求科室应妥善保存时合同及相关比价材料，并完成材料归档工作。

第六章 履约与验收

第二十一条合同的履行由采购需求科室负责。合同款项支付、财务报销以及固定资产登记手续由项目负责人或指定专人负责办理。

第二十二条在合同执行过程中，采购需求科室应按照合同约定和采购进度向供应商付款。需求科室自收到供应商的发票等凭证后，及时报销产生的费用并向财务处提供相关材料，包括合同、发票等凭证。

第二十三条采购合同完成后，项目验收一般由项目需求科室负责，部门采购领导小组负责监督，在到货一个月内将验收报告交部门采购领导小组，验收时如发现问题应及时报部门采购领导小组协调解决。

验收小组人员必须包括：项目需求科室负责人、项目负责人、经办人等，设备采购类项目验收还需部门资产管理员参加。10万元（含）以上项目验收，按照学校采购与招标管理办法规定确定验收组成员。

第七章 纪律与监督

第二十四条所有参与采购工作的人员均应遵守国家相关法律、行政法规和规章，按规定的权限、程序开展工作，坚持原则，廉洁自律，保守秘密，主动接受监督。

第二十五条采购工作应当执行回避制度。在采购工作中，部门所有相关人员与供应商有利害关系的，应当回避；供应商认为相关人员与其他供应商有利害关系的，可以向部门采购领导小组申请其回避。

第二十六条任何单位和个人有权利对部门采购活动中的违法、违规行为进行检举和投诉，但不得以任何方式非法干预和影响采购过程和结果。

第二十七条部门任何项目科室和个人都应依据本规定开展项目采购活动。凡是应进行询价、比价采购的项目，以化整为零或者其它方式规避询价、比价采购的，部门将不予办理付款、结算等手续，并按有关规定追究相关人员责任。

第八章 附则

第二十八条本规定有保卫处附则解释。

第二十九条本规定自颁布之日起施行。

附件1

上海电机学院保卫处采购领导小组名单

组长：保卫处处长

副组长：保卫处副处长

组员：综合治安科负责人     技防消防管理科负责人

上述科室负责人如有变动，由相应科室的负责人自然替补。

附件2

上海电机学院保卫处各类采购组织形式及限额标准

上海电机学院保卫处采购项目论证报告表

说明：1、“项目类别”指货物、服务。2、3万元（含）-10万元采购项目论证报告表报部门采购领导小组审批，同时合同在校内OA上申请合同用印审批流程时需附上采购项目论证报告表。